Así como ponemos orden y organización en nuestros documentos en papel de la oficina, también es importante aprender a organizar nuestros archivos digitales.La información que manejamos es bastante y si dejamos que nos invada en lugar de que nos sirva para trabajar, caeremos en un abismo enorme de desorganización y cero productividad.
¿Crees que empezar a poner orden te lleva tiempo y… te distrae demasiado al encontrar una cosa que deriva en otra y luego en otra?
En este artículo te compartimos 9 tips para organizar tus archivos en Windows.
9 Tips para mantener ordenados tus archivos en Windows
Si tú trabajas con documentos, presentaciones, gráficos u otros archivos cada día, es posible que tengas una gran cantidad. Eso significa que a veces seguramente pasas mucho tiempo buscando el que necesitas.
Existe una buena manera de frenar el desorden de archivos y manejarlos de una forma más efectiva. Los archivos digitales no son muy diferentes a los de papel y si tienes un buen método de organización las cosas no se pierden tan fácilmente.
Así guardes tus archives en el disco rígido de tu PC o en una unidad de red compartida, estos tips te ayudarán a ahorrar tiempo y dolores de cabeza a la hora de buscar archivos.
- Usa Documentos. Por muchas razones es inteligente sacar provecho de la carpeta Documentos o Mis documentos dependiendo de la versión de Windows que tienes. En Windows 7, la carpeta Documentos es en realidad una biblioteca virtual. Puedes personalizarla agregándole otras carpetas de las de Música, Imágenes y Videos que ya vienen por defecto. Usando Documentos en Windows Vista o XP y las librerías en Windows 7 estarás en condiciones de:
- Encontrar archivos: Windows ofrece una manera fácil de acceder a las carpeta de Documentos y sus subcarpetas.
- Hacer copias de seguridad: El uso de documentos y bibliotecas para organizar ayuda a hacer copias de seguridad en un instante.
- Separar los documentos de los programas: Esto reduce el riesgo de borrar algún programa accidentalmente o eliminar documentos al instalas o actualizar algún programa.
- Elige los nombres adecuados: para nombrar archivos o carpetas. Desarrolla un esquema de tipos de archivo o temas más utilizados y no te salgas de él.
- Elige nombres cortos: si bien Windows te permite poner nombres largos esto no significa que debas hacerlo. Cuanto más largo el nombre más difícil de leer y recordar.
- Separa los archivos en curso de los terminados: Puedes utilizar una carpeta para aquellos archivos en los que estás activamente trabajando y esto reducirá el número de archivos en tus búsquedas. Cada mes mueve los archivos en los que ya no trabajas a las carpetas correspondientes o guárdalos en un flash drive o en un CD.
Para no marearte, en unos días te daré los tips que faltan para mantener tu ordenador organizado, optimizando tu tiempo y ganando en eficiencia. Verás que la organización de archivos de Windows es por demás intuitiva y te resultará muy fácil adaptarte a estos consejos.
Vamos, cuéntame tus resultados… seguramente te pasará como a mí, habrás encontrado muchos archivos que pensaste ya no tenías y abras eliminado muchos que ya no te sirven. La próxima seguiremos!!!
Segunda Parte
La otra semana te estuve poniendo al tanto de la mejor manera de utilizar la estructura de carpetas de Windows para mantener tus archivos en orden.
En esta segunda parte continuaremos con el resto de los tips y seguramente sacarás muchas ideas para poner en práctica.
- Almacena por tipo de archivo: Esto es altamente recomendable para las presentaciones y las imágenes ya que con el visor de imágenes te será más fácil encontrar la que necesitas.
- Evita largas estructuras de carpetas: Si necesitas poner tantas subcarpetas que no puedas ver todas de un solo vistazo, considera crear un menú alfabético. Esto te ayudará a mantenerte organizado.
- Utiliza accesos directos: Si necesitas llegar al mismo archivo desde varias ubicaciones no crees muchas copias sino accesos directos.
- Jump lists. Llega rápido a donde quieres: Windows 7 tiene una nueva característica, son las listas de artículos de reciente apertura organizadas por el programa que se utiliza para abrirlos.
- Carpetas en línea: Considera la posibilidad de almacenar archivos en línea. Microsoft te ofrece SharePoint 2010 o a través de Windows Live SkyDrive a los que puedes accede de cualquier ordenador conectado a Internet.
Seguramente conocías algunos de estos tips pero nunca se te ocurrió ponerlos en práctica. Te aseguro que lograrás organizar tu trabajo de manera eficiente y tu mente estará dedicada a lo que realmente te gusta de tu trabajo.
El orden nos ahorra energía y nos libera el camino, no lo subestimemos. Coméntanos si has puesto en práctica estos consejos y si esto se vio reflejado en tu trabajo. Tienes otras ideas? Pues estoy ansiosa por conocerlas!!!!
Publicado por http://www.organizartemagazine.com
